Sådan handler du med kommunen

I Tårnby Kommune arbejder vi professionelt og strategisk med indkøb baseret på et overordnet mål om at skabe mest mulig værdi for borgerne og kerneforretningen. Ambitionen med den nye indkøbspolitik er en helhedsorienteret tilgang til udbud og indkøb. Vi skal have omtanke for både pris, kvalitet, miljø, arbejdsmiljø, positive samarbejder og udvikling. Fællesbetegnelsen er værdiskabende indkøb.

Indledning Tårnby Kommune er forpligtet til at efterleve de grundlæggende principper om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet i kommunens indkøb og udbud. Det fremgår af EU’s udbudsdirektiv, som er implementeret i Danmark i udbudsloven, ligesom tilbudsloven, der gælder for bygge- og anlægsopgaver, der ikke skal i EU-udbud, også har til formål at sikre at indkøbene sker korrekt. Det betyder med andre ord, at Tårnby Kommune skal sikre konkurrence og gennemsigtige vilkår, når Tårnby Kommune indkøber varer og tjenesteydelser eller indgår aftaler om udførelse af bygge- og anlægsopgaver. Tårnby Kommunes indkøbspolitik er på mange måder forankret i FN’s verdensmål om ”Bæredygtige byer og lokalsamfund”, ”Ansvarligt forbrug og produktion” samt ”Klimaindsats”. Indkøbene skal således medvirke til at sikre, at der er ansvarlige arbejdsvilkår for leverandørerne, der arbejder for Tårnby Kommune. Indkøb er tilsvarende et værktøj til at fremme miljømæssige hensyn gennem f.eks. cirkulære indkøb, krav om økologi, genbrug og bæredygtig produktion. Indkøbspolitikken gælder for indkøb og EU-udbud af varer, tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver. De politiske målsætninger for indkøb og leverandørsamarbejde Målsætningerne viser Tårnby Kommunes overordnede politik for indkøb og leverandørsamarbejde: <ul> <li>Ansvarlige arbejdsvilkår</li> <li>Miljømæssig bæredygtighed og reduceret klimaaftryk</li> <li>Professionel indkøbsorganisation </li> </ul> Ansvarlige arbejdsvilkår I Tårnby Kommune handler vi socialt ansvarligt, og vi sikrer derfor ansvarlige arbejdsvilkår hos alle leverandører, så der er ordentlige arbejdsforhold for deres ansatte. Leverandører og eventuelle underleverandører skal i deres produktion overholde grundlæggende menneskerettigheder, som sikrer at der ikke anvendes tvangs- eller børnearbejde eller diskrimineres på baggrund af køn, race, seksualitet eller handicap. Tårnby Kommune stiller i den forbindelse ufravigelige krav om overholdelse af FN´s menneskerettighedskonvention og ILO-konventionerne omhandlede samme. Tårnby Kommune sikrer gode løn- og ansættelsesforhold og arbejder mod social dumping og unfair konkurrence ved at indarbejde arbejdsklausuler i alle aftaler. Det gælder også det forpligtende kædeansvar, idet arbejdsklausulen også sikrer, at underleverandører og medarbejdere i leverandørkæden, er dækket af arbejdsklausulen. I større aftaler arbejdes for, at unge får bedre uddannelsesmuligheder ved at stille krav om uddannelses- og praktikpladser og i muligt omfang indarbejdes uddannelsesklausuler i aftalerne. Det gælder for alle tjenesteydelseskontrakter, hvor arbejdet udføres i Danmark, hvis arbejdet har en varighed på mindst 6 måneder og kontrakten har en værdi på mindst 5 mio. kr. og/eller en lønsum på mindst 4 mio. kr. Der føres løbende kontrol med, at leverandørerne overholder arbejds- og uddannelsesklausulerne. Det sker gennem systematisk risikovurdering og stikprøvekontroller. Miljømæssig bæredygtighed og reduceret klimaaftryk Indkøb er et værktøj til at fremme miljømæssige hensyn, for eksempel gennem cirkulære indkøb, bæredygtig produktion og øget fokus på genbrug, genanvendelse og levetidsforlængelse. Det kan ske på forskellig vis, herunder ved at se på cirkulære tiltag eller andre former for miljømæssig bæredygtighed såsom:  <ul> <li>Alternativer til at købe nyt – f.eks. kan der købes brugte møbler eller brugt arbejdsbeklædning?</li> <li>Reduktion af forbruget – kan opgaven løses ved et mindre forbrug?</li> <li>Levetidsforlængelse, genbrug eller reparation – f.eks. kan møbler fra en skole genbruges på rådhuset eller genbrug af materialer i byggeprojekter?</li> <li>Understøtning og synliggørelse af ”grønne” indkøb via e-handelssystemet</li> <li>Indkøb af miljømærkede produkter og tjenesteydelser på de områder, hvor det er muligt</li> <li>Konvertering til grønne opvarmningsformer og klimavenlig belysning </li> </ul> Det er politisk besluttet, at Tårnby Kommune overordnet skal anvende FN’s 17 verdensmål som rettesnor for arbejdet med bæredygtighed. Verdensmålene er omsat til konkrete handlinger med delmål i Tårnby  I Kommunes publikation ”Klimaplan – vejen til 2050”, findes blandt andet informationer om det årlige CO2-regnskab samt det grønne arbejde med biodiversitet og træer i byrummet. <a rel="noopener" href="/media/stvmqsyn/klimaplan-vejen-mod-2050.pdf" target="_blank" title="Klimaplan - Vejen mod 2050">Læs ”Klimaplan – vejen til 2050” (pdf)</a><a href="/om-kommunen/klima-og-baeredygtighed/klimaplan/" title="Klimaplan"></a> Da kampen for klimaet er en holdindsats, holder Tårnby Kommune årligt et møde, hvor foreninger, virksomheder, institutioner og borgere inviteres ind til en drøftelse af, hvordan verdensmålene omsættes til praksis. Professionel indkøbsorganisation Tårnby Kommune køber professionelt ind hver gang. Det indebærer at varer, tjenesteydelser samt bygge- og anlægsarbejder indkøbes på de økonomisk mest fordelagtige betingelser, vilkår og i overensstemmelse med de til enhver tid gældende udbudsregler. Indkøb, EU-udbud og samarbejdsrelationer varetages gennemsigtigt og ensartet.  Tårnby Kommune benytter som udgangspunkt fællesoffentlige aftaler via Statens og Kommunernes Indkøbsservice og Vestegnens Indkøbsforum, hvor de kan dække indkøbsbehovet. Hvor der ikke findes en fællesoffentlig aftale, indgår Tårnby Kommune egne aftaler. Det afhænger af indkøbets volumen, om indkøbet skal i EU-udbud eller det kan ske på baggrund af en tilbudsindhentning.  <h3>Vi inddrager</h3> Tårnby Kommune inddrager erfaringer fra tidligere og nuværende leverandører i tilrettelæggelsen af Tårnby Kommunes indkøb. Det sker blandt andet ved at afholde informationsmøder og markedsdialoger med leverandørerne inden aftalerne udbydes. Det er særligt vigtigt, når Tårnby Kommune udbyder nye områder.  Aftalevilkårene søges tilpasset, så det muliggør bud fra de lokale konkurrencedygtige virksomheder. Det sker naturligvis inden for rammerne for den til enhver tid gældende lovgivning.  Tårnby Kommune har løbende dialog med andre kommuner om indkøbsområdet. Det kan vedrøre alt fra en drøftelse af muligheden for fælleskommunale udbud samt generel faglig sparring.  Faglig indsigt er vigtig i forbindelse med udarbejdelsen af udbuddene, så det sikres, at der indkøbes de rigtige varer og ydelser. Derfor bidrager fagpersonerne med formulering af krav og ønsker til indkøbene, ligesom de udarbejder kravspecifikationen.  <h3>Udbudsplan </h3> Tårnby Kommune udarbejder hvert år en udbudsplan, som danner rammen for det kommende års EU-udbud af varer og tjenesteydelser. Udbudsplanen godkendes af Økonomiudvalget. EU-udbud af varer- og tjenesteydelser gennemføres i Tårnby Kommune af Center for Økonomi, Indkøb og Dataunderstøttelse. Aktuelle EU-udbud af varer- og tjenesteydelser offentliggøres på hjemmesiden under fanen Aktuelle udbud.  Center for By, Miljø og Klima gennemfører tilbudsindhentninger og EU-udbud af bygge- og anlægsarbejder på baggrund af de politisk godkendte puljer på området.  <h3>E-handel </h3> Tårnby Kommune benytter et e-handelssystem som et essentielt redskab til at sikre effektive indkøbsprocesser.  En høj e-handelsgrad anses som et middel til at understøtte den gode styring af Tårnby Kommunes indkøb og som et redskab for medarbejderne til at købe compliant på de indgåede indkøbsaftaler, så de gode aftalepriser, som er opnået i udbudssituationen også omsættes til reelle gevinster, når der købes ind.  <h3>Kontraktstyring </h3> For at sikre en optimal anvendelse af indkøbsaftalerne, kontrollerer Tårnby Kommune løbende og stikprøvevis, hvorvidt:  <ul> <li>Leverandørerne fakturerer de korrekte priser</li> <li>Leverandørerne leverer den kvalitet, som der er købt</li> <li>Institutioner og afdelinger i Tårnby Kommune handler korrekt på de indgåede aftaler </li> </ul> Der foretages central kontraktstyring af de aftaler i Tårnby Kommune, som har en særlig høj grad af kompleksitet. Det er valgt fordi det typisk er de aftaler, hvor der er den største effekt ved kontraktstyring.  Tårnby Kommunes arbejde med kontraktstyring bidrager til gode erfaringer, som inddrages i planlægningen af fremtidige udbud. Det gør, at Tårnby Kommune lærer af fejl og fortsætter med de ting, som gik godt første gang.